Käsittelysopimus

1. Osapuolet ja tausta

Tämä henkilötietojen käsittelysopimus ("Sopimus") on solmittu asiakkaan ("Asiakas", rekisterinpitäjä) ja RDE Media Oy:n (y-tunnus 3403947-2, Pirnankatu 4, 78200 Varkaus) ("RDE Media", käsittelijä) välillä. Asiakas on yritys, yhteisö tai muu oikeushenkilö, joka käyttää Stormi-palvelua ("Palvelu") Stormin käyttöehtojen ("Ehdot") kohdan 5 mukaisesti, esimerkiksi Corporate-lisenssin haltijana tai työpaikkailmoituksen julkaisijana.

Sopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan vaatimukset. Se on osa Ehtoja Asiakkaan osalta ja tulee voimaan, kun Asiakas hyväksyy Ehdot ja ottaa käyttöön yritysasiakkaan ominaisuudet (Corporate-lisenssi). Sopimus tehdään sähköisesti: Palvelu tallentaa hyväksynnän ajankohdan ja sopimuksen version, eikä aiempaa hyväksyntää kirjoiteta yli. Asiakas saa pyynnöstä samasta tekstistä allekirjoitettavan PDF-version; sen sisältö on sama kuin tämän Sopimuksen.

2. Soveltamisala ja etusijajärjestys

Sopimusta sovelletaan, kun RDE Media käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun Asiakkaan omiin tarkoituksiin (liite 1). Sopimusta ei sovelleta käsittelyyn, jossa RDE Media toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä, kuten käyttäjätilien ylläpitoon, Palvelun tietoturvaan, sisällönvalvontaan ja laskutukseen; niitä kuvataan Stormin Tietosuojakäytännössä.

Henkilötietojen käsittelyn osalta tämä Sopimus on ensisijainen Ehtoihin nähden. Jos Sopimukseen sisältyvät EU:n vakiosopimuslausekkeet ovat ristiriidassa Sopimuksen kanssa, vakiosopimuslausekkeet ovat ensisijaisia.

3. Asiakkaan velvollisuudet

Asiakas rekisterinpitäjänä vastaa siitä, että käsittelylle on lainmukainen peruste, että rekisteröidyille (esim. hakijoille ja lisenssin henkilöille) annetaan GDPR:n edellyttämät tiedot, ja että Asiakas antaa RDE Medialle vain lainmukaisia ohjeita. Asiakas ei tallenna Palveluun erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (GDPR 9 artikla) eikä henkilötunnuksia, ellei siihen ole lainmukaista perustetta ja ellei siitä ole erikseen sovittu. Työpaikkailmoituksen kysymyksiä laatiessaan Asiakas vastaa syrjintäkieltojen noudattamisesta.

4. RDE Median velvollisuudet

RDE Media sitoutuu:

käsittelemään henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeet muodostuvat Ehdoista, tästä Sopimuksesta ja Asiakkaan Palvelussa tekemistä valinnoista. RDE Media ilmoittaa Asiakkaalle, jos se katsoo ohjeen olevan lainvastainen;
varmistamaan, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon;
toteuttamaan GDPR:n 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (liite 2);
käyttämään alikäsittelijöitä vain kohdan 5 mukaisesti;
avustamaan Asiakasta rekisteröityjen oikeuksia koskevien pyyntöjen käsittelyssä (GDPR 12–23 artikla) sekä 32–36 artiklan velvoitteiden täyttämisessä, käsittelyn luonne ja RDE Median käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen;
ilmoittamaan Asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun RDE Media on saanut loukkauksen tietoonsa, ja antamaan Asiakkaalle loukkauksesta ne tiedot, jotka se tarvitsee omien ilmoitusvelvollisuuksiensa täyttämiseen;
poistamaan tai palauttamaan Asiakkaan valinnan mukaan henkilötiedot käsittelyn päättyessä (kohta 8);
antamaan Asiakkaan saataville tiedot, jotka ovat tarpeen tämän Sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi, ja sallimaan Asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan tekemät auditoinnit kohtuullisella, vähintään 30 vuorokauden ennakkoilmoituksella, enintään kerran vuodessa ellei tietoturvaloukkaus tai viranomaisen vaatimus muuta edellytä. Kumpikin osapuoli vastaa omista auditointikuluistaan.

5. Alikäsittelijät

Asiakas antaa RDE Medialle yleisen luvan käyttää liitteessä 3 lueteltuja alikäsittelijöitä. RDE Media ilmoittaa suunnitelluista muutoksista (alikäsittelijän lisäys tai vaihto) vähintään 30 vuorokautta etukäteen sähköpostitse tai Palvelussa. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä; jos osapuolet eivät pääse ratkaisuun, Asiakas voi irtisanoa Palvelun maksullisen osan päättymään ennen muutoksen voimaantuloa, ja sille hyvitetään käyttämättä jäänyt ennakkoon maksettu osuus.

RDE Media sitoo alikäsittelijät kirjallisesti vähintään yhtä suojaaviin tietosuojavelvoitteisiin kuin tässä Sopimuksessa, ja vastaa alikäsittelijöidensä toiminnasta kuin omastaan.

6. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään EU:ssa (Helsinki, Suomi). Tietoja käsitellään ETA-alueen ulkopuolella ainoastaan Palvelun tekoälyominaisuuksien osalta: alikäsittelijä on Anthropic Ireland, Limited, ja käsittely tapahtuu myös Yhdysvalloissa. Siirto tapahtuu käsittelijältä alikäsittelijälle, ja siihen sovelletaan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (päätös (EU) 2021/914) moduulia 3, jotka sisältyvät Anthropicin käsittelysopimukseen. Tekoälylle välitetään vain kunkin toiminnon tarvitsemat tiedot — sisällönvalvonnassa pelkkä sisältö ilman rekisteröidyn tunnistetietoja — tiedonsiirto on salattu, ja Anthropic poistaa syötteet 30 päivän kuluessa. RDE Media on laatinut siirrosta kirjallisen siirtovaikutusten arvioinnin, jonka Asiakas saa pyynnöstä.

7. Vastuu

Osapuolten vastuu tämän Sopimuksen perusteella määräytyy Ehtojen kohdan 20 mukaisesti, ja RDE Median enimmäisvastuu on rajoitettu siihen määrään, jonka Asiakas on maksanut Stormin käytöstä vahinkoa aiheuttanutta tapahtumaa edeltäneiden kuuden (6) kuukauden aikana, siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö sen sallii. Rajoitus ei koske:

rekisteröityjen oikeutta vahingonkorvaukseen GDPR:n 82 artiklan mukaisesti — kumpikin osapuoli vastaa rekisteröidylle lain mukaan;
vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Kumpikin osapuoli vastaa itse sille määrätyistä hallinnollisista seuraamusmaksuista (GDPR 83 artikla), eikä niitä voi siirtää toisen osapuolen maksettaviksi tämän Sopimuksen perusteella.

8. Voimassaolo ja tietojen poistaminen

Sopimus on voimassa niin kauan kuin RDE Media käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun. Kun Asiakkaan käyttö päättyy, RDE Media poistaa Asiakkaan lukuun käsitellyt henkilötiedot 30 vuorokauden kuluessa tai palauttaa ne Asiakkaan pyynnöstä koneluettavassa muodossa, ellei lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden normaalin kierron mukaisesti viimeistään 30 vuorokauden kuluessa.

9. Sovellettava laki

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ja riidat ratkaistaan Ehtojen kohdan 25 mukaisesti.

Liite 1. Käsittelyn kuvaus

Kohta	Kuvaus
Käsittelyn kohde ja tarkoitus	Palvelun tarjoaminen Asiakkaalle: Asiakkaan julkaisemien työpaikkailmoitusten ja avoimien hakujen hakemusten vastaanottaminen, tallentaminen, näyttäminen ja Asiakkaan määrittämien kysymysten mukainen pisteytys; Corporate-lisenssin henkilöiden hallinta.
Käsittelyn luonne	Tallennus, järjestäminen, näyttäminen Asiakkaalle, Asiakkaan ohjeiden mukainen pisteytys, ilmoitusten lähettäminen, poistaminen.
Rekisteröidyt	Asiakkaan ilmoituksiin hakeneet henkilöt; Asiakkaan Corporate-lisenssille kutsutut henkilöt; Asiakkaan yhteyshenkilöt.
Henkilötietoryhmät	Nimi ja Palvelun kautta annettavat yhteystiedot; ammattikortin tiedot; hakemuksen saate ja vastaukset; hakijan liittämä ansioluettelo; Asiakkaan kysymysten perusteella laskettu pisteytys; lisenssin jäsenyyden tila.
Erityiset henkilötietoryhmät	Ei tarkoituksellisesti käsitellä (kohta 3).
Kesto	Asiakkaan käyttöajan; hakemus säilyy, kunnes Asiakas poistaa ilmoituksen tai hakija poistaa tilinsä tai peruu hakemuksen, ja enintään kohdan 8 mukaisesti.

Liite 2. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Sijainti: palvelimet, tietokanta ja tiedostot EU:ssa (Hetzner, Helsinki).
Salaus tiedonsiirrossa: HTTPS ja HSTS kaikessa liikenteessä.
Salasanat: tallennetaan vain tiivisteenä (selaimessa SHA-256, palvelimella bcrypt); selväkielistä salasanaa ei tallenneta.
Pääsynhallinta: tietokantaan erilliset käyttäjäroolit pienimmin tarpeellisin oikeuksin; ylläpitonäkymän oikeus tarkistetaan tietokannasta jokaisella pyynnöllä; hakijan ansioluettelo toimitetaan vain oikeustarkistuksen kautta eikä suorana tiedostopolkuna.
Sovellusturva: sisällön suojauskäytäntö (CSP), clickjacking-suoja, CSRF-suoja tilaa muuttaville pyynnöille, kirjautumis- ja rekisteröitymisyritysten rajoitin.
Minimointi: tekoälyalikäsittelijälle välitetään vain kunkin toiminnon tarvitsemat tiedot; sisällönvalvonnassa pelkkä sisältö ilman tunnistetietoja, eikä yksityisviestejä välitetä lainkaan.
Poisto: käyttäjän tilin poisto poistaa hänen tietonsa ja tiedostonsa välittömästi.
Varmuuskopiot: tietokanta ja ladatut tiedostot varmuuskopioidaan päivittäin salattuina erilliseen tallennustilaan EU:ssa (Hetzner Storage Box), ja niitä säilytetään 30 vuorokautta. Palautus kokeillaan neljännesvuosittain.
Lokit: palvelinlokit säilytetään 14 vuorokautta.
Säilytysajat: vanhentuneet tiedot poistetaan automaattisesti kerran vuorokaudessa ajettavalla siivouksella Tietosuojakäytännön kohdan 6 säilytysaikojen mukaisesti.
Henkilöstö: pääsy tuotantoympäristöön vain nimetyillä henkilöillä, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon. Palvelimelle kirjaudutaan vain henkilökohtaisella SSH-avaimella; salasanakirjautuminen on poistettu käytöstä.

Liite 3. Alikäsittelijät

Alikäsittelijä	Tehtävä	Sijainti ja siirtoperuste
Hetzner Online GmbH	Palvelintila, tietokanta, tiedostot	Helsinki, Suomi (EU)
Brevo (Sendinblue SAS)	Sähköposti-ilmoitukset	EU (Ranska, Belgia); Brevon omat alihankkijat osin EU:n ulkopuolella, tietosuojakehys tai vakiosopimuslausekkeet
Anthropic Ireland, Limited	Tekoäly: sisällönvalvonta ja Stormi Assistant	Irlanti; käsittely myös Yhdysvalloissa; vakiosopimuslausekkeet moduuli 3 (kohta 6)

Yhteystiedot

RDE Media Oy
Pirnankatu 4, 78200 Varkaus
Y-tunnus 3403947-2
info@rdemedia.fi